Gestione del tempo: come gestire il tempo per riuscire a fare tutto

Ti prepari per una giornata produttiva, per assicurarti di completare tutto in tempo. Fai una lista delle cose da fare, bevi una tazza da un litro di caffè e guardi con determinazione il tuo riflesso nello specchio. Poi apri Facebook e tutto diventa nebuloso… È sera, sei stanco e il numero delle attività da fare non è diminuito di molto. Ti suona familiare? Per aiutarti a gestire meglio il tuo tempo, prova il nostro nuovo calcolatore di ore e minuti. Questo strumento ti permetterà di pianificare con precisione ogni momento della tua giornata, assicurandoti di dedicare il giusto tempo a ciascuna attività. Continua a leggere per scoprire come la gestione del tempo può trasformare la tua produttività e il tuo benessere quotidiano.

 

La gestione del tempo è una delle abilità più importanti per l’uomo moderno. È necessaria per tutti: il freelancer, lo studente, l’impiegato d’ufficio e la mamma in congedo di maternità. Senza di essa, non raggiungerai un equilibrio tra riposo, vita personale e lavoro. Sarai costantemente nervoso e a rischio di burnout. Oggi parleremo di come gestire efficacemente il tuo tempo. Speriamo che trovi l’argomento interessante.

Perché non riusciamo a fare tutto

Alcuni si alzano presto, fanno jogging, preparano la colazione per tutta la famiglia, meditano, costruiscono una carriera e riescono anche a riposarsi bene. Ma non noi. L’autore, ad esempio, passa tutto il giorno a correre e urlare, perché le scadenze sono sempre incombenti (magia). Forse anche facendo 10 chilometri… Ma in modo poco gioioso e con un obiettivo diverso.

 

Prima di passare alle tecniche di gestione del tempo, cerchiamo di capire dove va a finire il nostro tempo. Ecco le abitudini e i fattori che lo “rubano”:

 

• L’ossessione per il risultato perfetto.
• La procrastinazione in caso di compiti noiosi o troppo complessi.
• Fare il lavoro per sé stessi e per gli altri. I colleghi ti adoreranno, ma quanto tempo riuscirai a mantenere questo ritmo?
• Pianificazione inefficace e assenza di priorità. Ci distraiamo da un progetto importante per le piccolezze e non vediamo il reale volume di lavoro.
• Multitasking, che ci fa impiegare il 30% di tempo in più rispetto all’esecuzione sequenziale delle attività. Il multitasking ha un impatto negativo sulla concentrazione.
• Il desiderio di distrarsi. Facebook, Instagram, YouTube e TikTok sono quattro killer della produttività. Ci vogliono circa 15 minuti per concentrarsi su un compito. Ogni pausa per un breve video ci fa retrocedere. E poi, non sempre controlliamo il tempo passato a scorrere i feed, per essere onesti.
• Lunghi rituali mattutini e routine. Ti svegli, fai le pulizie, bevi caffè, leggi le notizie, rifletti sul senso della vita… È già ora di pranzo. Questo si avverte soprattutto nel freelance. Raccogli le idee e agisci più velocemente!
• Rifiutarsi di delegare compiti.
• Poco riposo di qualità. Non abbastanza sonno, sport, passeggiate e nuove esperienze. Alterna diversi tipi di attività per far riposare il cervello e prevenire l’accumulo di stanchezza.
• Problemi di motivazione. Qual è il senso di fare qualcosa, se non capisci perché?

 

Ognuno di questi fattori può sembrare insignificante… Ma quando si accumulano, si verifica un vero e proprio collasso temporale. E una valanga di compiti non completati ti raggiunge e ti travolge alla fine della settimana. Vediamo come evitare questo incubo.

Gestione del tempo efficace

Il tempo è una delle risorse più preziose. Impara a gestirlo con la gestione del tempo.

Le migliori tecniche di gestione del tempo

La gestione del tempo è l’insieme di metodi di pianificazione, organizzazione e controllo del tempo per completare compiti e raggiungere un equilibrio tra riposo e lavoro. Ci piace questa definizione perché non vogliamo solo riuscire a fare tutto e essere sempre sotto pressione, ma vivere felicemente questa vita.

Ecco i 5 metodi di gestione del tempo più popolari:

 

1. La Tecnica Pomodoro. Fai una lista delle cose da fare, avvia il timer, lavora per 25 minuti e riposati per 5 minuti. Dopo quattro cicli del genere, prenditi una pausa di mezz’ora. Questo metodo è particolarmente efficace per compiti monotoni, studi e preparazione agli esami. Non ti sovraccarichi e sai subito quando potrai distrarti. Se i compiti sono grandi e complessi, prova il metodo 90/30: 90 minuti di lavoro e 30 di riposo. Crea il tuo sistema di gestione del tempo.

 

1. Fresh or Fried. Ottimo per chi è energico e pieno di vitalità al mattino. Completiamo le attività più importanti nella prima metà della giornata (con la mente fresca). Compiti piacevoli o semplici – dopo pranzo, quando il cervello è già un po’ “affaticato” (stanco).

 

1. Matrice di Eisenhower. Aiuta a stabilire le priorità. Dividi tutti i compiti in 4 gruppi:

• Importanti e urgenti: da completare il più rapidamente possibile.
• Importanti ma non urgenti: possono attendere, ma non dovrebbero trasformarsi nel primo gruppo, altrimenti ti sovraccaricherai.
• Non importanti ma urgenti: cerca di delegarli.
• Non importanti e non urgenti: puoi eliminarli dalla tua lista quotidiana di cose da fare.
• Inoltre, rifletti su quali compiti potresti automatizzare o semplificare con l’aiuto dell’intelligenza artificiale.

 

1. Blocchi di tempo. Decidi in anticipo quanto tempo dedicare a ciascun compito. Ad esempio, dalle 8:00 alle 9:00 controlli la posta e rispondi alle e-mail, dalle 10:00 alle 13:00 scrivi codice, dalle 13:00 alle 14:00 pranzi, ecc. Compiti complessi o ricorrenti appariranno nel programma con una certa regolarità. I compiti semplici scompariranno man mano che vengono completati. Qui puoi anche includere tempo per studiare o per hobby, se vuoi pianificare l’intera giornata.
2. Il Metodo delle Nove Attività. Ogni giorno completa un grande e importante compito, tre compiti medi e cinque piccoli. Questo ti permetterà di combinare attività di diversa complessità e concentrarti sull’essenziale.

 

Ci sono molte tecniche di gestione del tempo. Scegli quella che fa per te. Ma ricorda, tutte si basano sulla definizione delle priorità, sulla pianificazione e sulla strutturazione. Devi capire cosa e quando fare, e come valutare il risultato.

Consigli utili sulla gestione del tempo

Abbiamo testato i metodi di gestione del tempo e abbiamo capito che non esiste una soluzione universale. Bisogna ascoltarsi. Ad esempio, alcuni sono più efficienti al mattino, altri si attivano solo verso sera. Siamo tutti diversi, lo sai. Ma abbiamo alcuni consigli utili per te:

 

• Non inseguire la produttività 24/7. A volte riesci a completare tutte le attività nella lista, altre volte hai bisogno di riposarti e ricaricarti.
• Pianifica il tempo libero. Non solo per oziare sul divano e scorrere all’infinito i feed, ma per fare ciò che ti ricarica di energia e ti porta emozioni positive.
• Non affidarti alla memoria. Usa quaderni e app speciali per la gestione del tempo (Forest, Trello, Notion, Google Calendar, ecc.).
• Concentrati sull’importante e non preoccuparti delle piccolezze. Seriamente, se hai completato le attività più necessarie, sei a posto. Dimentica il perfezionismo e gli orari rigidi. Non siamo m Masochisti.

 

La gestione del tempo ti aiuterà a trovare un equilibrio, a concentrarti sugli obiettivi, a essere meno nervoso e a stancarti meno. Fa parte dell’elenco delle soft skill essenziali che attirano l’attenzione dei recruiter. Sviluppa questa abilità.

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